相信很多请代理记账公司做记账报税的老板都知道，每个月记账公司的专员都会打电话联系你。问你要“单据”、“凭证”。等等！这时候很多老板都会很疑惑。

每个月我忙生意都来不急呢，那里有时间忙这个啊！再说我都不懂是什么啊！

那么，代账公司专员所说的单据到底是什么？凭证又是什么啊？老板们平时应该收集哪些票据给代账公司入账呢？

首先账簿是由具有一定格式而又互相联系的账页所组成，用以全面、系统、连续记录各项经济业务的簿籍，是编制财务报表的依据，也是保存会计资料的重要工具。

凭证又称会计凭证，是指能够用来证明经济业务事项发生、明确经济责任并据以登记账簿、具有法律效力的书面证明。

会计凭证很多种，按其填制的程序和用途不同来划分，可以分为原始凭证和记账凭证两类。

原始凭证，又称单据，是指在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的原始凭据。原始凭证是进行会计核算的原始资料和重要依据，是会计资料中最具有法律效力的一种证明文件。

记账凭证，又称记帐凭单，是指会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，作为登记账簿的直接依据。

因此代账公司问老板们要的“单据”，准确的说应该是叫做“原始凭证”。

所谓原始凭证

常见的有发票、送货单、车票等等，是最初的记账依据。

而代账公司专员会根据您提供的这些原始凭证，按照会计准则经过记录、核算、汇总，每个月做成一本小册子，这就成了记账凭证。

整理出来的小册子大概就是这样的：

就是这么简单，这下可以理解了吧！

究竟哪些票据算“原始凭证”，能入账呢？

1．发票(最多的，也是常常被提起的)；

2．外企业开具的收据；

3．财政非税收入专用收据；

4．中国人民解放军或武警部队的财务专用收据；

5．医院、学校等使用的专用收据等；

6．捐赠收据；

7．银行、邮政、铁路等部门收费凭据等；

8．企业内部自己的工资表、奖励单、付款单、收款收据、成本核算资料、实物发放资料等；

9．资产被盗报警资料、法院裁定(判决、调解书)等。

去超市买东西，去餐馆吃东西，电脑会直接出一张小票，是这个吗？

不！小票不是原始凭证，发票才是。

不对呀，不是要最原始的证明吗？人家都是先给小票，然后再根据小票去开的发票呀？而且小票上还有准确的时间、金额和明细！

但，小票上少了一个最重要的因素：谁买的这些东西。

因此，小票不是原始凭证，发票才是。现在税局查发票查的严，有一些发票品名写的比较笼统的，就要附上小票一起作为原始凭证。

发票可以作为入账凭证，老板们都知道，可是很多地方不给开发票，就没法入账了吗？

当然不是。发票作为最常见的原始凭证，但并不是只有发票才能入账：像是盖有财政票据监制章的行政事业单位统一收据，医院使用的专用收据等，都是可以入账的；仓库常用的物料领用单、入/出库单等等，也都可以算是原始凭证。

那原始凭证有什么要求呢？

答：简单的说：原始凭证分为外来原始凭证和自制原始凭证两种：外来原始凭证常见、如：购货发票、送货签收单、托运单等等；自制的原始凭证。如：出入库单、工资表、材料收发存汇总表、预提费用、待摊费用、生产成本计算表、产品销售成本结转表等。自制原始凭证如工资表、预提费用等，通常需要单位负责人签字。

因此无论是哪些原始凭证，都必须要具备以下“六要素”：

① 记录要真实。原始凭证所填列的经济业务内容和数字，必须真实可靠，符合实际情况。

② 内容要完整。原始凭证所要求填列的项目必须逐项填列齐全，不得遗漏和省略。

③ 手续要完备。单位自制的原始凭证必须有经办业务的部门和人员签名盖章，对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章，从外部取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章。

④书写要清楚、规范。原始凭证要按照规定填写，文字要简明，字迹要清楚，易于辨认，不得使用未经国务院公布的简化汉字。大小金额必须相符且填写规范，小写金额用阿拉伯数字逐个书写，不得写军号笔字，在金额额前要填写人民币符号“ ”，人民币符号“”与阿拉伯数字之间不得留有空白，金额数字一律填写到角分，无角分的，写“00”或签定“-”。

⑤编号要连续。各种凭证要连续编号，以便查考。如果凭证已预先印定编号，如发票、支票等重要凭证，在写坏作废时，应加盖“作废”章，妥善保存，不得撕毁。

⑥不得涂改、刮檫、挖补。原始凭证有错误的，应当出具单位重开或更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。

那我平时要准备哪些票据给代账公司？

答：1.首先是与收入相关的，比如公司销售物品，给客户开的发票的记账联，以及对应的出库单、送货单。

2.再来就是与成本相关的，比如公司购买原材料、运输货物等，取得发票的发票联，以及对应的入库单、供应商的送货单。

3.还有就是银行出具的一些单据也可以作为原始凭证。包括：对公账户的银行对账单、利息单、汇款单、现金缴款单等。

4.此外，一些公司日常必要开支所取得的发票也可以入账：如租金、电话费、购进固定资产、办公用品、员工差旅费等。

5.最后，一些收据也可以入账，如各类押金收据、 现金收款收据。

所以，老板们不用为了入账而到处买发票，平时只要注意多收集这些单据，就不用为了抵费用而犯愁了！

那如果我把取得的原始凭证丢失了怎么办呢？

答：从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开具单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，代作原始凭证。